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債権の管理回収の話(3) 仮契約、オプション

1-2 仮契約の甘いワナ
(1)仮契約書等の作成は必要か
 契約をするにあたって、正式な契約の前に、仮の合意を書面化しておきたい場合があります。複数の論点が契約締結までに順次協議され、その都度合意されていく場合には、論点ごとに合意書を作りながら正式契約へ向けて進めていくというやり方も間違いとは言えません。その場合には、正式合意でないことを明確にするため、仮契約書、暫定覚書、レター・オブ・インテントなどのタイトルの文書にします。
 しかし、書面の存在は、裁判所に対する証拠価値上、大きなインパクトがありますので、正式合意前にやたらと文書を作成することは訴訟対策としては好ましくなく、文書化には慎重な判断が必要です。
 どうしても必要な場合以外には、仮の文書は作らない方がよいでしょう。もし作成せざるを得ない状況になったときでも、次のような点に留意が必要です。

(2)拘束力をどこまで付与するか
 仮契約書等は、その具体的な記載方法によっては、記載された重要事項に関する合意が成立したと解釈されます。
 合意の拘束力を弱めるには、「仮提案書」など当事者の提案を記したものであることが明確となる表題を付し、調印された最終契約書が成立しない限り何ら拘束力を有しないこと、各条項は当事者の合意を示すものでないこと、信義に則った交渉義務が生じないこと等の規定を置くほうがよいでしょう。もっとよいのは、最初から仮契約書を作らないことです。
 他方、合意の拘束力を強くしたい場合は、最終契約書に達する努力をする信義誠実義務や、相手方が仮契約書等を信じて行動したときに不利益を受けないように補償する義務等の明記をすればよいでしょう。

(3)前提とする事実の範囲はどこまでか
 仮契約書等の作成に至る経緯、動機、目的などを記載することで、仮契約書等の内容が理解しやすくなり、また、その解釈の指針を与えることができます。これによって、後に前提条件が変わった時でも、新たな解釈のもとに合意が改廃しやすくなり、柔軟な対応も可能となるでしょう。具体的にどの程度の条件設定にするかは、ケースバイケースでしょうが、緩くしすぎると条件の意味がなく、厳しくしすぎるとわずかな条件ズレで合意が無駄になるので、前提事実の確定も慎重に判断する必要があります。

(4)進め方に関する合意
 請負のような結果追求型の契約形態の場合、得られる結果が重要なので、途中経過で仮契約が必要になることは少ないでしょう。むしろ、契約締結後の事情変更で条件変更契約が必要になってくる例が多いと思われます。
 他方、継続的供給契約や共同研究開発など、プロセスが重要な契約では、仮契約で契約の目的内容そのものではなく、手続きの進め方や担当分担などの手続き面・形式面を先行して合意しておくことも有効でしょう。ただ、やはり仮合意は望ましくないので、出来れば基本契約のような枠組契約を作成して、そこから派生する個別の詳細契約を別途順次作成していく方式のほうがよいかもしれません。

(5)秘密の保護
 暫定合意の後の作業を進めるうえで、相手方に技術や秘密を開示することが不可欠であることが多いため、前もって技術や秘密を開示する当事者を保護する合意が必要になることがあります。
 なお、開示された技術の第三者開示禁止までは問題がないのですが、開示を受けた当事者がその技術に基づいて生み出した新たな派生技術の利用をどこまで制限するかは、独占禁止法の観点からの検討も必要であり、権利の濫用にならないように慎重に制限条項を定める必要があります。

1-3 オプション条項
 一方的意思表示により当該契約に基づく履行請求ができる条項を「オプション」と言います。
 オプション条項は、将来的なリスクを回避するために、相応の危険費用をあらかじめ想定して、不確定さを織り込んだ契約とすることができる点で、履行の柔軟さと契約の明確さを両立できる手法といえます。
 ただ、一般の契約にオプション条項を設けることは、双方にとって大きなリスクを含むこととなりますので、権利行使条件や期限などは、あいまいにしないで、一義的に取り決めておく必要があるため、商取引の実際上の応用は利害関係があまり対立しない親子会社・グループ会社間のリスクヘッジ取引に限られてくるだろうと思われます。

債権の管理回収の話(2) 新規取引

(3)新規取引先への依頼・権限の確認
 新しい取引先の開拓にあたっても、紛争予防のために交渉経過の文書化が重要です。
 まず、連絡文書の宛先から注意を払いましょう。基本的には、その取引について、「権限」を持つ人物と、直接やり取りをすることが原則です。
 そうでないと、後になって、上司や社長が出てきて、「そんな話は聞いていない」「承諾した覚えがない」「部下が勝手にやった」などの言い訳を招きます。
 少なくとも、交渉の核心部分に迫り、重要な決定をする時点では、きちんと相手方の権限を確かめる必要があります。
 当方も、文書発出の責任の所在を必ず明記するようにして、相手方に対して、社内的にどのレベルの人物が話をしているかを、知らせる必要があります。
 初めから決裁権者を表に出す必要はありませんが、決定権限のない担当者レベルでの文書であれば、そのことを文書上でも明示すべきです。
 社員の作成する文書に、勝手に「社長」「部長」等の決済権限ある役職を意味する肩書を使わせないようにしましょう。

(4)取引条件の確認
 契約は、勧誘>申込>承諾>成立>効果発生>履行 の順序で進んでいきます。
 相手に資料や見積もりを要求する場合には、それが「注文(申込)」でないことが分かるように明示すべきです。
 もし、相手に「申込」だと誤解させてしまうと、それに対する「承諾」があったとして、契約の成立を主張される危険性があります。
 表現としては、「申込・発注については弊社検討の後、改めてご連絡致します。」などとするとよいでしょう。
 また、契約前の資料提供は、ほとんどの場合無料での提供になるとは思いますが、業界慣行や会社の方針などで、有償提供する場合もあり得ますので、事前情報の提供が有償か無償か、どの範囲まで無償か等についてもあらかじめ確認しておくほうがよいでしょう。

(5)信用調査
 一定の情報(商業登記・不動産登記、有価証券報告、経営監査報告、経営者情報等)は、有料・無料の別はありますが、比較的簡易に取得できます。
 最近はWeb上に会社情報を公開している企業も増えています。ただし、第三者の審査を経ていない資料は、一般に信用性が低いので、評価は慎重にすべきです。
 審査を経ていても、絶対に虚偽・誇張が含まれていないとまでは確定できませんので、いずれにしろ、一定のリスクは背負わざるを得ません。
 取引の立場上、自社側が強い立ち位置にある場合には、相手が取引をしたいという欲求が強いうちに、積極的に財務情報等の資料提出を求めておくのも効果的でしょう。
 その場合には、会計書類(貸借対照表、損益計算書)、税務申告書写し、直近決算期の試算表、所有不動産の全部事項証明などが対象として考えられます。
 個人であれば、確定申告書控えや住民票記載事項証明、資産・負債一覧などが追加で考えられます。
 逆に、自社側が弱い立ち位置にあるときは、あまり強気の資料提供を求めると、相手社から取引拒絶される可能性が高まります。
 そのあたりは、営業利益と危険損失のバランスをよく考える必要があるでしょう。